領収書は、会社や個人事業主が支払いをした事実を証明する大切な書類です。ただし、領収書があれば、すべて経費にできるわけではありません。経費として認められるかどうかは、その支出が事業に関係しているか、誰に対して、どのような目的で支払ったかによって判断されます。

領収書には、日付、宛名、金額、但し書き、発行者などを記載し、必要に応じて支出の目的や参加者も補足しておくことが大切です。私的な買い物が含まれている場合は、事業分だけを区分して処理する必要があります。

自動販売機や券売機などで領収書が発行されない場合は、支払日、支払先、金額、内容を記載した支払証明書を作成します。クレジットカードや電子マネーを利用した場合は、利用明細や利用履歴も保存しておきましょう。

また、メール添付のPDFなどで受け取った電子領収書は、原則として印刷せず、電子データのまま保存します。インボイスに該当するか確認する際は、登録番号、適用税率、税率ごとの消費税額などの記載も確認が必要です。

　領収書の紛失や不正利用を防ぐため、金額ごとの事前承認や提出期限など、社内ルールを整えておくことも重要です。深谷尚生税理士事務所では、経費処理や証憑保存、電子帳簿保存への対応を支援しています。領収書の取扱いにお困りの方は、お気軽にご相談ください。